Zimmet Takibi Tutanak, Devir ve Zimmetten Düşme
Zimmet takibi rehberi: varlık kaydı ve tipleri, zimmet tutanağı, devir ve iade, bakım kaydı, zimmetten düşme ve nedenleri, işten ayrılışta zimmet; kurumsal zimmet sürecinde kontrol listesi.
Zimmet, kurumun bir varlığını (bilgisayar, telefon, araç, koruyucu donanım, el aleti) bir çalışana teslim etmesidir. Sorun teslimde değil sonrasındadır: kimde ne var, hangi durumda, ne zaman devredildi, işten ayrılırken ne iade edildi. Excel listesi bu soruların ilk ikisini cevaplar; gerisi için tutanak ve akış gerekir.
Varlık Kaydı Önce Gelir
Zimmet bir varlığa yapılır; dolayısıyla önce varlık kaydı olmalı: tip (katalogdan), seri no, alış tarihi ve değeri, durumu. Varlık tipleri kurumun kataloğudur: “dizüstü bilgisayar”, “iş telefonu”, “baret” gibi. Katalog tutarlı olursa raporlama ve arama mümkün olur; serbest metinle girilen tipler dağılır.
Tutanak: Zimmet, Devir, İade
Her teslim bir tutanak üretmelidir: kim, kime, neyi, ne zaman, hangi durumda. Tutanak kurumun şablonundan çıkar, işlem sahibinin damgasını taşır ve varlığın evrak çekmecesinde durur. Üç işlem tutanakla yapılır:
- Zimmet. Varlık çalışana teslim edilir; toplu zimmet tek formda birden çok varlığı aynı kişiye yazar.
- Devir. Varlık bir çalışandan diğerine geçer; iade ve yeni zimmet tek işlemde, tek tutanakla.
- İade. Varlık kuruma döner; işten ayrılışta zorunlu adımdır.
Çalışan üstündeki zimmeti kendi ekranından görebilmeli; “bende böyle bir şey yok” tartışması tutanak ve ekranla biter.
Bakım ve Değer
Varlığın yaşam döngüsü teslimle bitmez: bakım kayıtları (kim, ne zaman, ne yapıldı), arıza ve yeniden değerleme. Değer okunurken hesaplanmalı: alış değeri, yeniden değerleme merdiveni ve para birimi kayıtta durur, güncel değer bunlardan türer.
Zimmetten Düşme
Kaybolan, kırılan, ömrünü dolduran varlık silinmez, zimmetten düşülür: neden (katalogdan), tarih, tutanak. Düşülen varlık geçmişte görünür kalır; “Sil” yalnız hiç kullanılmamış kayıt için vardır. Bu ayrım denetimde ve devir teslimde kurumu korur.
İşten Ayrılışta
İşten çıkış işlemi çalışanın üstündeki zimmetleri listelemeli ve iade akışına düşürmelidir. İade edilmeyen varlık için devir ya da düşme kararı verilmeden çıkış tamamlanmamalıdır.
Kontrol Listesi
- Varlık tipleri katalogda mı, serbest metin mi?
- Her teslim tutanak üretiyor mu; tutanak varlığın kaydında duruyor mu?
- Devir tek işlem mi, iade + yeni zimmet mi?
- Düşme nedenleri tanımlı mı; düşülen varlık geçmişte kalıyor mu?
- Çalışan zimmetini telefonundan görüyor mu?
OPHCM’de
İnsan Kaynakları modülündeki Zimmet Yönetimi varlık, toplu zimmet, devir tutanağı, bakım, yeniden değerleme ve zimmetten düşmeyi aynı dosyada tutar; çalışan üstündeki varlığı personel uygulamasında Zimmetlerim altında görür. İşten çıkışta açık zimmet uyarısı işe giriş ve çıkış sayfasında.