HR, HRMS ve HCM Farkı Nedir? Üç Kavram, Üç Kapsam
HR, HRMS ve HCM nedir, aralarındaki fark nedir: her birinin kapsadığı işler, hangi kuruma uyduğu ve bir HCM yazılımı seçerken sorulacak sorular.
İnsan kaynakları yazılımı arayan bir kurum kısa sürede üç kısaltmayla karşılaşır: HR, HRMS ve HCM. Çoğu zaman birbirinin yerine kullanılırlar ama aynı şeyi anlatmazlar. Üçü iç içe geçen üç kapsamdır: HR temel kaydı tutar, HRMS bu kaydın üstüne günlük operasyonu kurar, HCM ikisini de kapsayıp kurumun çalışana bağlı bütün işlerini aynı kayıtta toplar. Doğru sistemi seçmek, kurumunuzun hangi kapsama ihtiyaç duyduğunu bilmekle başlar.
HR: Temel Kayıt
HR, Human Resources’ın kısaltmasıdır; Türkçede insan kaynakları, kısaca İK. Yazılım için kullanıldığında çoğunlukla çalışanın temel kaydını tutan sistemi anlatır: kimlik ve iletişim bilgileri, sözleşme, birim ve pozisyon, özlük evrakı. Dolapta duran özlük dosyalarının ve dağınık tabloların yerini alan ilk adımdır.
Sınırı da buradadır: HR kaydı tutar, günlük işi yönetmez. Bugün kim işe geldi, kim izinde, bu ayın puantajı ne; bu soruların yanıtı başka bir araçta, çoğu zaman da tablolarda aranır.
HRMS: Günlük Operasyon
HRMS, Human Resource Management System’in kısaltmasıdır. Temel kaydın üstüne İK’nın her gün ve her ay tekrarladığı işleri ekler: devam kontrol ve mesai takibi, vardiya planı, izin ve fazla mesai talepleri, onaylar, puantaj ve bordroya giden veri. Vardiyalı çalışan, mesaisi sayılan her kurum için asıl ihtiyaç burada başlar.
HRMS’in sınırı, çalışana bağlı işlerin yalnız bir bölümünü görmesidir. Çalışana verilen dizüstü bilgisayar, kaldığı lojman odası, bindiği servis, ücret kademesi ya da kadro bütçesindeki yeri çoğu zaman ayrı tablolarda, ayrı ekiplerde tutulur. Aynı kişi her yerde yeniden tanımlanır ve kayıtlar zamanla birbirinden ayrışır.
HCM: Hepsi Tek Kayıtta
HCM, Human Capital Management’ın kısaltmasıdır ve HR ile HRMS’in gelişmiş hâlidir. HR’ın tuttuğu kaydı ve HRMS’in yürüttüğü operasyonu kapsar, üstüne iki katman ekler:
- Operasyonel işler: zimmet, lojman, personel servisi, yemekhane, harcama ve görevlendirme gibi kurumun çalışana bağlı yürüttüğü işler.
- Stratejik işler: ücret yapısı, zam planlaması ve kadro bütçesi gibi kurumun insan gücüne dair kararları.
HCM’i asıl farklı kılan, bu işlerin hepsinin aynı çalışan kaydına yazılmasıdır. Bir kişi bir kez tanımlanır; devam, izin, ücret, zimmet ve lojman o kaydın üstünde durur. Bilgi iki kez girilmez, raporlar aynı veriden çıkar.
Farkı Bir Örnekle Görmek
Bir çalışanın işe girişini düşünün.
- HR’da kaydı açılır: kimlik, sözleşme, birim ve işe giriş evrakı.
- HRMS’te vardiyaya yazılır, kartı tanımlanır; mesaisi, izni ve fazla mesaisi sayılmaya başlar.
- HCM’de aynı kayda dizüstü bilgisayarın zimmet tutanağı, lojman odası, bindiği servis ve ücret kademesi de işlenir.
İşten ayrılışta fark daha da belirginleşir. HCM’de açık zimmet ve lojman aynı kayıtta görünür, çalışanın erişimi kapanır. Ayrı sistemlerde bu adımlar ancak birinin aklına gelirse atılır.
Kurumunuz Hangisine İhtiyaç Duyar
- Kayıt düzeni arayan küçük bir ofis için HR yeterli olabilir: çalışan sayısı az, vardiya yok ve mesai sayılmıyorsa temel kayıt işi görür.
- Vardiyalı ya da mesaisi sayılan bir kurum en az bir HRMS’e ihtiyaç duyar: devam kontrol, çizelge, izin ve puantaj aynı sistemde olmalıdır.
- Tesisi, sahası, lojmanı ya da servisi olan; birden çok lokasyonda ya da birden çok şirketle çalışan bir kurum için doğru seçim HCM’dir: operasyonel işler ayrı tablolarda kaldıkça İK’nın yükü ve hata payı büyür.
Kontrol Listesi
- Çalışan bir kez mi tanımlanıyor, yoksa her işte yeniden mi giriliyor?
- Devam, izin ve puantaj aynı kayıtta mı?
- Zimmet, lojman ve servis İK’nın sisteminde mi, ayrı tablolarda mı?
- Ücret ve kadro bütçesi çalışanın kaydıyla bağlantılı mı?
- Sistem modül modül büyüyebiliyor mu; kullanmadığınız işe ödeme yapıyor musunuz?
- Çalışan kendi kaydını telefonundan görüp talep açabiliyor mu?
OPHCM’de
OPHCM bir HCM yazılımıdır: HR’ın tuttuğu kaydı ve HRMS’in yürüttüğü operasyonu kapsar, üstüne operasyonel ve stratejik işleri aynı çalışan kaydında ekler. Her kurulum İnsan Kaynakları modülüyle başlar; Devam Kontrol, Tahakkuk ve Operasyon gibi modüller ihtiyaca göre eklenir. Yönetim webde, çalışan telefonda, geçiş kioskta. Bütün kapsam için modüller, terimlerin kısa tanımları için sözlük.